La dématérialisation au sein de l’entreprise est un concept qui touche plusieurs aspects, en particulier les tâches à faible valeur ajoutée comme la gestion des factures. Découvrez les avantages d’une telle procédure et comment s’y prendre ?
Qu’est-ce que la facturation digitale ou dématérialisée ?
D’une manière générale, la dématérialisation d’un document ou d’un processus, consiste à remplacer la forme physique (feuille de papier) par une forme virtuelle (fichier dans un système informatique). Il s’agit donc ici de créer les factures grâce à une solution logicielle, sans devoir imprimer et stocker des documents dans son entreprise. Vous pourriez entendre parler de facture numérique ou digitale, mais le terme « facture électronique » est le plus utilisé et est d’ailleurs le plus exact. On parle aussi de facture dématérialisée et de facturation digitale, celle-ci étant devenue obligatoire dans le cadre des marchés publics et pour certains contrats.
Quelles solutions pour produire une facture électronique ?
Comme indiqué précédemment, il va falloir utiliser une solution logicielle afin de générer et gérer les factures. L’utilisation des plateformes numériques est très populaire dans ce cadre, mais les technologies disponibles sont multiples et répondent à différents besoins. On cite par exemple les solutions ouvertes dans le cloud qui facilitent l’interaction et favorisent l’exploitation des nouvelles technologies. Vous pouvez en savoir plus en consultant les solutions de Yooz qui permettent une automatisation en temps réel des factures, appuyée par l’IA, le Machine Learning et le RPA (Automatisation robotisée des processus). Il est important de choisir une solution de facturation digitale facile à prendre en main, intuitive et qui correspond à votre budget.
Quels sont les avantages de la facturation digitale ?
La dématérialisation des factures présente sans doute plusieurs avantages à commencer par le grand gain de temps en ce qui concerne le traitement des données. En effet, il n’est plus nécessaire de remplir des formulaires, imprimer, stocker, archiver, etc. Vous pouvez économiser jusqu’à 39% de papier grâce à la dématérialisation. Vous économisez également sur le coût d’entretien des lieux dédiés à l’archivage, qui peut s’élever à des milliers d’euros par an. La facturation digitale sécurise aussi les relations commerciales, en optimisant la protection des données lors du transfert. Cette méthode améliore en même temps l’accessibilité à tous les collaborateurs concernés et permet de mieux maîtriser la trésorerie.
Que dit la loi française de la facture dématérialisée ?
En plus des avantages que présente la dématérialisation des factures, il s’avère indispensable d’y recourir afin de se conformer à la nouvelle législation française qui s’inscrit d’une démarche de transition numérique. Ces réglementations précisent trois niveaux de digitalisation qui sont le PDF simple, PDF signé et EDI. Chaque voie impose certaines mesures et des critères à respecter dans la facture électronique. Notez aussi que toutes les entreprises sont concernées par la facture dématérialisée, incluant les PME depuis le 1er janvier 2019. Quelle que soit la taille de votre entreprise, c’est donc important de vous renseigner sur les obligations légales à ce propos et de les respecter.
L’accompagnement d’un expert est recommandé pour réussir votre transition vers la dématérialisation des factures, notamment pour le choix et la mise en place d’une solution adaptée à vos besoins.
