Vous souhaitez ne plus utiliser de papier pour envoyer vos factures? Pensez à la facture électronique. D’ailleurs, tous les fournisseurs de l’État sont obligés d’envoyer leurs factures par voie électronique. Il en va de même pour tous les établissements publics nationaux. Mais pour envoyer une facture par voie dématérialisée, il est essentiel de respecter les réglementations en vigueur dans ce domaine. Il faut aussi connaître les différences entre une facture en format structurée et celle non structurée afin de faire le bon choix. Dans cet article, vous allez voir toutes les étapes à savoir pour envoyer une facture électronique de façon légale aux yeux de la loi.
Créer une facture électronique
Pour les entreprises qui souhaitent passer à la facturation par voie électronique, le plus difficile est de créer des factures respectant la loi. La dématérialisation des factures est soumise à plusieurs règles qu’il faut impérativement respecter. En fait, toutes les règles sur la facture électronique sont obligatoires. Pour être légales aux yeux de la loi, les factures doivent contenir les mêmes termes que sur une facture classique en papier. Son authenticité doit également être vérifiée à l’aide d’outils de contrôle comme chorus pro.
Par ailleurs, ce procédé offre une multitude d’avantages tels que :
- L’allégement des dépenses concernant l’édition, de traitement et de stockage des factures ;
- Un gain de temps considérable pour l’entreprise surtout pour les équipes qui s’occupent de la comptabilité ;
- La réduction des risques de fraude ;
- La limitation des délais de paiement ;
- L’amélioration du recouvrement des factures ;
- L’augmentation de la fiabilité et du suivi des factures.
Envoyer une facture électronique hybride ou structurée
Une facture électronique hybride contient un ensemble de données structurées convenues entre le fournisseur et le client dans le cadre de l’échange de données informatisées. Il ne s’agit pas d’une simple numérisation d’une facture en papier qui est envoyée par voie électronique. C’est une méthode spécifique de conception de la facture. Elle doit comporter au minimum quelques lignes de données correctement structurées. C’est ce qui la différencie des factures en papier. Grâce à ce format, les données essentielles mentionnées dans la facture sont extraites automatiquement. C’est un avantage non négligeable parce qu’il facilite grandement le traitement de la facture. D’ailleurs, lors de l’envoi d’une facture structurée, il faut l’accompagner d’une facture non structurée au format PDF. Cependant, la mise en place de ce type de facturation peut être relativement compliquée si vous n’avez pas les bons outils à disposition.
Envoyer une facture électronique non structurée
En règle générale, une facture électronique non structurée est une facture qui a les mêmes caractéristiques qu’une facture en papier. En effet, elle a aussi les mêmes formes d’une facture en papier classique. Le plus souvent, elle est générée au format PDF, ce qui facilite sa conception. En plus, ce type de facture électronique peut être facilement envoyée par mail. Toutefois, l’envoi de ce type de format comporte quelques inconvénients. Pour traiter les données, le client est par exemple obligé d’extraire les données, ce qui n’est pas tout le temps très pratique. En outre, un mail peut se retrouver facilement dans les spams et vos clients peuvent passer à côté. Du coup, il ne sera pas consulté, ce qui vous oblige à le relancer plusieurs fois.
